A continuación presentamos algunos de los escenarios recurrentes durante la etapa de cierre de obra, que hemos podido identificar a lo largo de nuestra experiencia, ayudando a subsanarlas en un inicio y a evitarlas en experiencias posteriores, en las relaciones de largo plazo que hemos establecido con gran parte de nuestros clientes.

Vacíos en la información de proyectos ya ejecutados

La empresa ha ganado la licitación de la segunda etapa del proyecto, debido sobre todo a que fue quien se encargó de ejecutar la primera etapa que se llevó a cabo cuatro años atrás, esto ha terminado de convencer al cliente de contratar a la misma empresa.

El alcance del proyecto incluye la construcción de varias nuevas edificaciones y la remodelación de muchos de los ambientes construidos en la primera etapa en los que existen varias instalaciones especiales, por lo que el director de proyecto ha visto por conveniente contar con los mismos proveedores y subcontratistas, a fin de asegurar los trabajos y mantener la garantía de las instalaciones.

Se sabe que la información del proyecto está en físico en alguno de los depósitos de la empresa, pero también se sabe que no ha existido un adecuado manejo del archivo, le han encargado al responsable del área que ubique la información requerida, pero ha pasado una semana y no hay novedades.

La alta rotación del personal de la empresa en el último año ha hecho que la gran mayoría de los profesionales clave que participaron el en proyecto original ya no estén en la empresa.

Han conseguido el archivo de respaldo de la computadora del gerente de proyecto de la primera etapa, pero la información no es digerible y el plazo de ejecución ya ha iniciado, fue una buena idea pero no hay más tiempo que esperar.

El personal está enfocado en la ejecución y no tiene suficiente tiempo de registrar los procesos

El nuevo proyecto que tiene a cargo la empresa incluye la construcción de una pista atlética de ocho carriles, hace algunos años la empresa tuvo el encargo de otro proyecto con una instalación deportiva similar, el gerente de proyecto ha pensado que sería una buena idea contar con el know how de dicha experiencia, teniendo en cuenta que no muchos profesionales dentro de la empresa están familiarizados con este tipo de instalaciones.

Encuentran la información de la ejecución de la obra, pero se dan cuenta que solo tienen algunas fotos y los certificados de calidad de los materiales, esto no les da mucha idea de que esperar durante el nuevo proyecto, aunque les permite contactar al subcontratista de la superficie deportiva.

Durante la ejecución de la obra encargan al subcontratista a cargo del asfaltado del estacionamiento ejecutar la capa asfáltica de la pista atlética, esta subcontrata cuenta con mucha experiencia en asfaltado de vías y unos precios muy competitivos, además ya tiene la máquina asfaltadora en la obra, no obstante, cuando llega el subcontratista a cargo de la superficie deportiva no está dispuesto a instalar su producto sobre la capa asfáltica ejecutada, y pide que se hagan muchas correcciones en las pendientes y las tolerancias de nivel del asfalto, los plazos adicionales para las correcciones y exudación de vapores ponen en riesgo la ruta crítica del proyecto.

El gerente de proyecto se entera por parte del subcontratista de superficies deportivas que en el proyecto anterior se tuvo un problema similar, pero no encontró registro de ello, definitivamente al el no le volverá a pasar, pero nadie puede asegurar que él o su equipo se mantenga en la empresa en los próximos años.

Demoras en el cierre de los proyectos

En un proyecto fast track, en la que la empresa es responsable del expediente, obra y puesta en marcha, la obra está a un mes de finalizar, solo quedan por terminar de ejecutar las obras exteriores y algunos acabados e instalaciones interiores, la obra gruesa de edificación ya se ha terminado, por lo que como es costumbre la oficina central ha decidido reasignar varios de los profesionales de la oficina técnica a otra obra que acaba de iniciar.

El cliente por su parte ha requerido a última hora que se vayan efectuando entregas parciales de la obra, con el fin de adelantar la implementación de los espacios e inicio de operaciones, la alta dirección de la empresa ha decidido aceptar el requerimiento del cliente.

La supervisión ha iniciado la verificación del cumplimiento de alcance de la obra, elaborando un gran lista de observaciones y no conformidades.

Por otro lado, dado que se tiene a cargo la puesta en marcha de las instalaciones, se ha iniciado las pre inspecciones técnicas de seguridad en edificaciones, generándose una lista de observaciones por levantar antes de la inspección definitiva.

La oficina técnica tiene a su cargo la elaboración del expediente de cierre de obra lo que incluye el procesamiento de toda la información generada en obra y la elaboración de los planos as built, no obstante, la reducción de personal, las entregas parciales y el levantamiento de observaciones han dilatado el inicio de este encargo.

Una vez culminado el plazo de ejecución, el equipo ha logrado culminar con éxito la obra y levantado a satisfacción el levantamiento de observaciones, no obstante, la supervisión ha rechazado el expediente de cierre de obra en más de una oportunidad, dado que no está debidamente estructurado ni completo, esto ha demorado la conformidad y pago de liquidación final de la obra por más de dos meses.

Nuestro aporte

Nuestros servicios de acompañamiento en obra, registro de procesos, elaboración de planos as built, procesamiento y digitalización de documentos, complementado con el desarrollo de nuestros expedientes de cierre de obra digital y accesible en la nube (Dossier de Proyectos) sumado a otros servicios complementarios, son la herramienta perfecta para evitar este tipo de contingencias e incrementar el valor de los servicios de su empresa.